Thủ tục hành chính

Sở Tư Pháp

Công chứng chứng thực (Công chứng)

- Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).

- Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

* Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng;

* Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);

+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.

- Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản

+ Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

+ Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch;

+ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo văn bản hoặc Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại;

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo văn bản, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của văn bản.

- Bước 4: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của văn bản và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

- Bước 5: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

b) Cách thức thực hiện:

- Người yêu cầu công chứng nộp và nhận kết quả giải quyết hồ sơ trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng);

- Trong trường hợp người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo đơn yêu cầu của người có yêu cầu công chứng.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Phiếu yêu cầu công chứng;

+ Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan mà pháp luật quy định phải có, như:

* Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người cấp dưỡng với người được cấp dưỡng là: cha, mẹ và con; giữa anh, chị, em với nhau; giữa ông bà nội, ông bà ngoại và cháu; giữa cô, dì, chú, cậu, bác ruột và cháu ruột; giữa vợ và chồng theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình năm 2014 (giấy chứng nhận đăng ký kết hôn/xác nhận về quan hệ hôn nhân được xác lập trước ngày 03/1/1987 cho đến nay (trong trường hợp sống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn)/khai sinh;

* Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch:

§     Cá nhân là người Việt Nam cư trú trong nước: hộ khẩu;

§     Cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài: có các giấy tờ chứng minh theo quy định của pháp luật về quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, các giấy tờ chứng minh được phép nhập cảnh vào Việt Nam…;

§     Cá nhân nước ngoài: có giấy tờ theo quy định pháp luật, thể hiện việc được phép nhập cảnh vào Việt Nam.

 * Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi: giấy khám sức khỏe/tâm thần… (trong trường hợp có nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia giao kết hợp đồng);

* Chứng minh nhân dân của người làm chứng/ người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/ người phiên dịch).

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến văn bản yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có;

* Đối với trường hợp văn bản được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: ngoài thành phần nêu trên thì kèm theo Dự thảo văn bản.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d) Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.

e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng.

g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản thỏa thuận về việc cấp dưỡng được công chứng hoặc văn bản từ chối công chứng, có nêu rõ lý do.

h) Phí, lệ phí:

- Phí công chứng: 40.000 đồng/trường hợp;

- Thù lao công chứng: Do tổ chức hành nghề công chứng xác định không vượt quá mức trần thù lao công chứng được Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định tại Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016;

- Chi phí khác: Do sự thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng.

i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Nghĩa vụ cấp dưỡng được thực hiện giữa cha, mẹ và con; giữa anh, chị, em với nhau; giữa ông bà nội, ông bà ngoại và cháu; giữa cô, dì, chú, cậu, bác ruột và cháu ruột; giữa vợ và chồng theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình năm 2014. Nghĩa vụ cấp dưỡng không thể thay thế bằng nghĩa vụ khác và không thể chuyển giao cho người khác;

- Người yêu cầu công chứng phải xuất trình đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó;

- Điều kiện chung đối với các bên:

+ Người yêu cầu công chứng là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

+ Người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện;

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng:

* Người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng;

* Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời, nếu người yêu cầu công chứng không mời được thì công chứng viên chỉ định.

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ phải có người phiên dịch:

* Người phiên dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng;

* Người phiên dịch do người yêu cầu công chứng mời và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình.

- Một số điều kiện đặc thù:

+ Các loại nghĩa vụ cấp dưỡng:

* Nghĩa vụ cấp dưỡng của cha, mẹ đối với con: Cha, mẹ có nghĩa vụ cấp dưỡng cho con chưa thành niên, con đã thành niên không có khả năng lao động và không có tài sản để tự nuôi mình trong trường hợp không sống chung với con hoặc sống chung với con nhưng vi phạm nghĩa vụ nuôi dưỡng con;

* Nghĩa vụ cấp dưỡng của con đối với cha, mẹ: Con đã thành niên không sống chung với cha, mẹ có nghĩa vụ cấp dưỡng cho cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ không có khả năng lao động và không có tài sản để tự nuôi mình;

* Nghĩa vụ cấp dưỡng giữa anh, chị, em: Trong trường hợp không còn cha mẹ hoặc cha mẹ không có khả năng lao động và không có tài sản để cấp dưỡng cho con thì anh, chị đã thành niên không sống chung với em có nghĩa vụ cấp dưỡng cho em chưa thành niên không có tài sản để tự nuôi mình hoặc em đã thành niên không có khả năng lao động và không có tài sản để tự nuôi mình; em đã thành niên không sống chung với anh, chị có nghĩa vụ cấp dưỡng cho anh, chị không có khả năng lao động và không có tài sản để tự nuôi mình;

* Nghĩa vụ cấp dưỡng giữa ông bà nội, ông bà ngoại và cháu: Ông bà nội, ông bà ngoại không sống chung với cháu có nghĩa vụ cấp dưỡng cho cháu trong trường hợp cháu chưa thành niên hoặc cháu đã thành niên không có khả năng lao động, không có tài sản để tự nuôi mình và không có người cấp dưỡng. Cháu đã thành niên không sống chung với ông bà nội, ông bà ngoại có nghĩa vụ cấp dưỡng cho ông bà nội, ông bà ngoại trong trường hợp ông bà không có khả năng lao động, không có tài sản để tự nuôi mình và không có người khác cấp dưỡng;

* Nghĩa vụ cấp dưỡng giữa cô, dì, chú, cậu, bác ruột và cháu ruột: Cô, dì, chú, cậu, bác ruột không sống chung với cháu ruột có nghĩa vụ cấp dưỡng cho cháu trong trường hợp cháu chưa thành niên hoặc cháu đã thành niên không có khả năng lao động và không có tài sản để tự nuôi mình mà không có người khác cấp dưỡng. Cháu đã thành niên không sống chung với cô, dì, chú, cậu, bác ruột có nghĩa vụ cấp dưỡng cho cô, dì, chú, cậu, bác ruột trong trường hợp người cần được cấp dưỡng không có khả năng lao động và không có tài sản để tự nuôi mình mà không có người khác cấp dưỡng;

* Nghĩa vụ cấp dưỡng giữa vợ và chồng khi ly hôn: khi ly hôn nếu bên khó khăn, túng thiếu có yêu cầu cấp dưỡng mà có lý do chính đáng thì bên kia có nghĩa vụ cấp dưỡng theo khả năng của mình.

+ Nội dung thỏa thuận về cấp dưỡng gồm:

* Mức cấp dưỡng do người có nghĩa vụ cấp dưỡng và người được cấp dưỡng hoặc người giám hộ của người đó thỏa thuận căn cứ vào thu nhập, khả năng thực tế của người có nghĩa vụ cấp dưỡng và nhu cầu thiết yếu của người được cấp dưỡng; Khi có lý do chính đáng, mức cấp dưỡng có thể thay đổi. Việc thay đổi mức cấp dưỡng do các bên thỏa thuận;

* Phương thức cấp dưỡng: Việc cấp dưỡng có thể được thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, nửa năm, hàng năm hoặc một lần. Các bên có thể thỏa thuận thay đổi phương thức cấp dưỡng, tạm ngừng cấp dưỡng trong trường hợp người có nghĩa vụ cấp dưỡng lâm vào tình trạng khó khăn về kinh tế mà không có khả năng thực hiện nghĩa vụ cấp dưỡng:

+ Trong trường hợp một người có nghĩa vụ cấp dưỡng cho nhiều người thì người cấp dưỡng và những người được cấp dưỡng thỏa thuận với nhau về phương thức và mức cấp dưỡng phù hợp với thu nhập, khả năng thực tế của người có nghĩa vụ cấp dưỡng và nhu cầu thiết yếu của những người được cấp dưỡng; 

+ Trong trường hợp nhiều người cùng có nghĩa vụ cấp dưỡng cho một người hoặc cho nhiều người thì những người này thỏa thuận với nhau về phương thức và mức đóng góp phù hợp với thu nhập, khả năng thực tế của mỗi người và nhu cầu thiết yếu của người được cấp dưỡng;

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

- Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc công chứng, chứng thực ở nước ngoài để sử dụng cho giao dịch dân sự tại Việt Nam phải được Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam hoặc Bộ Ngoại giao hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại);

- Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt, bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Bộ luật Dân sự ngày 24 tháng 11 năm 2015 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017);

- Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015);

- Luật Hôn nhân và gia đình ngày 19 tháng 6 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015);

- Luật Hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016);

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016);

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 05 năm 2015);

- Nghị định số 126/2014/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hôn nhân và gia đình (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2015);

- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng Công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017);

- Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21 tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn Thành phố (có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 03 năm 2016).