Thủ tục hành chính

a) Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Các Văn phòng Công chứng hợp nhất nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp (địa chỉ: số 141-143 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh) từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ) và buổi sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút)

- Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Tư pháp tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ và đầy đủ theo quy định thì cấp Biên nhận hồ sơ;

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, công chức được phân công tiếp nhận hướng dẫn bằng văn bản cho người nộp hồ sơ bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

- Bước 3: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội Công chứng viên và trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng.

- Bước 4: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối, thì thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do.

- Bước 5: Văn phòng Công chứng đến nhận kết quả theo thời gian được xác định trong phiếu hẹn.

b) Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Hợp đồng hợp nhất Văn phòng Công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng được hợp nhất; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất; thời gian thực hiện hợp nhất; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng được hợp nhất sang Văn phòng công chứng hợp nhất; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng hợp nhất; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng được hợp nhất và các nội dung khác có liên quan. Mỗi Văn phòng công chứng hợp nhất cử một Công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng hợp nhất;

+ Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng Công chứng được hợp nhất tính đến ngày đề nghị hợp nhất;

+ Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

+ Danh sách các Công chứng viên hợp danh và Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

+ Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d) Thời hạn giải quyết:

- Tại Sở Tư pháp: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội Công chứng viên và trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định.

- Tại Ủy ban nhân dân Thành phố: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định.

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức.

e) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân Thành phố.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng viên.

g) Kết quả thủ tục hành chính: Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do.

h) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

i) Lệ phí: Không.

k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

- Các Văn phòng Công chứng hợp nhất có trụ sở trên địa bàn Thành phố.

- Văn phòng Công chứng hợp nhất phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên, không có thành viên góp vốn.

- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng hợp nhất là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

- Tên gọi của Văn phòng công chứng hợp nhất phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng" kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

- Trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

- Luật Công chứng năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2015);

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (có hiệu lực từ ngày 01/5/2015);

- Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01/8/2015).